Marca Personal: Sobre las reuniones con oficinas de gobierno… y la imagen

Hace tiempo, una compañía global con operaciones en México solicitó propuestas para un singular proyecto de capacitación: la empresa buscaba para sus ejecutivos de alto nivel un curso de imagen personal que incluyera recomendaciones para el trato con funcionarios de gobierno.  La idea de esta empresa es innovadora y hace todo el sentido del mundo, pues ahora existe una mayor relación entre la iniciativa privada y las instituciones gubernamentales.

Adicionalmente, la compañía sabía que el éxito de una buena negociación con el gobierno depende en gran medida de la imagen que el ejecutivo proyecte y de la habilidad y dominio con que maneje todo el proceso de la relación… pero no sólo es cuestión de imagen personal.

Son muchos los elementos y las piezas que conforman una reunión con funcionarios de gobierno.  El primer criterio es el nivel al que se requiera la reunión; ubiquemos -para claridad de este ensayo- los requerimientos típicos de una junta con un secretario de estado.

Lo primordial es identificar el propósito de la reunión.  Con seguridad, el funcionario le preguntará: “¿Cómo le puedo ayudar?”  Una cita con el gobierno siempre persigue un fin concreto, desde solicitar incentivos fiscales, por ejemplo, hasta comunicar buenas y malas noticias, como nuevas inversiones o, por el contrario, cierres de fuentes de trabajo; y en todo ello, la imagen y seguridad del ejecutivo es primordial.  No sea tímido, ni tire rollos al plantear la ayuda que requiere o la noticia que debe comunicar; sea claro y concreto y cuide que su exposición vaya en línea con toda la información y documentación que el funcionario posee sobre usted, su propósito y su compañía.  No hay nada más contraproducente que él o ella se sientan sorprendidos y confundidos en ese momento

Para lograr alcanzar el objetivo de la reunión es importante asegurarse, en la medida de lo posible, que el funcionario conoce todo sobre usted y ésta es la parte más complicada por todos los actores y oficinas que intervienen.  Debe tomarse en cuenta, de inicio, que los funcionarios se mueven y entienden los asuntos a partir de la preparación de “fichas informativas” que el personal a su cargo le confeccionará exprofeso para la reunión.

El primer y más prudente consejo es que el directivo nombre a un encargado de coordinar y supervisar todo este proceso.  No escatime arreglos: si la importancia del tema requiere la conformación de un equipo (“task force”) dedicado especialmente a satisfacer las demandas de las oficinas gubernamentales, hágalo de inmediato; esto no puede ser una actividad que su secretaria o asistente pueda absorber como actividad de medio tiempo.

La elaboración de las mencionadas fichas – a pesar de sus mínimas dimensiones- es la parte más complicada.  Muchas oficinas intervendrán en la elaboración de estas fichas, desde la secretaría particular del funcionario, la oficialía mayor y la dirección de comunicación social, hasta el área de servicios generales que deberá conocer de su arribo para permitirle el acceso y ofrecer estacionamiento para su auto.  Así, su encargado de proyecto o su “task force”  deberá estar consciente de que la misma información habrán de pedírsela más de 10 veces; y deberá tener plena consciencia de que esas 10 serán con diferente presentación y estructura… pero, ni hablar, tendrá que hacerlo si  quiere dejar una buena impresión en esta esfera estratégica de gobierno.

¿Qué debe considerar la ficha informativa?  Los datos más relevantes de su empresa, de su actividad, de su petición y por encima de todo, de su aportación al crecimiento y desarrollo del país.  Para ello, planee con anticipación su agenda y seleccione los datos y hechos que mejor servirán a su propósito.  Lleve, por supuesto, una copia impresa de la (o las fichas) informativas enviadas a la oficina gubernamental; le ayudarán como guías en la charla con el funcionario.

¿Y qué hay sobre el evento como tal?  Esto es tan importante como la planeación previa.

Sea puntual; sea exageradamente puntual.  La mejor recomendación es  llegar hasta con media hora de anticipación; siempre habrá alguien que le mandará buscar y le atenderá a cuerpo de rey en una cómoda salita en la que le podrán ofrecerle café, té, refrescos o agua…

… pero sea paciente; a pesar de que esté cómodo es probable que tenga que esperar… y a veces, mucho tiempo.  No se impaciente y no se le ocurra, por atender un asunto interno, salirse de la oficina del funcionario y solicitar una nueva reunión.  Si por las ocupaciones del servidor público su reunión se ha venido abajo, no dude en tomar una propuesta de nueva fecha.

Por último, dos recomendaciones fundamentales: la primera, crítica y básica: ajuste su discurso y su exposición al tiempo que le fue otorgado; no solicite más tiempo y no lleve más información o materiales de los que pueda presentar o exponer en el lapso concedido.  Si el funcionario decide darle más tiempo, no dude: tómelo, pero aprovéchelo de la mejor manera: vaya preparado con unos mensajes clave y material adicional de soporte.

Segunda recomendación: no acuda usted con un interminable séquito de sus empleados. Si la reunión la ha pedido usted en nombre de su presidente y director ejecutivo en jefe, acuda sólo con él.  Si la reunión la ha pedido usted como responsable de las operaciones en el país acuda únicamente con un acompañante y procure que éste sea quien le pueda proporcionar información precisa y concreta sobre algún tema, que aún sin estar dentro de la agenda, sea del interés del funcionario.  En estos tiempos, la discreción y la mesura siempre serán más agradecidas que las manifestaciones multitudinarias.

No lo olvide: una buena y exacta planeación de una reunión  con el gobierno ayudará a su imagen y le posicionará de manera importante en la oficina gubernamental que sea de su interés; pero para ello, deberá usted construir y planear a favor de su imagen.

* El autor tiene más de 30 años de experiencia en el diseño y ejecución de estrategias de posicionamiento, construcción de imagen, ciudadanía corporativa, reputación de marca, relaciones públicas y comunicación interna.

eglobalcomm1@gmail.com

|
Suscríbase al Newsletter
Acerca de Mexican Business Web

Opina

*